Benchmarking

Responsável: Sergio Luis ;Prof. Henrique Rozenfeld
 

Conceitos Básicos
 

Introdução
 

O processo genérico de benchmarking pode ser dividido em duas partes, práticas e métricas. As práticas são definidas como os métodos que são usados; as métricas são o efeito quantificado da instalação das práticas. O benchmarking deve ser abordado investigando-se inicialmente as práticas da indústria. As métricas que quantificam o efeito das práticas podem ser obtidas ou sintetizadas em seguida. O benchmarking é portanto uma compreensão de práticas e depois sua quantificação para mostrar seu efeito numérico.
 

Baseando-se no exemplo da Xerox, pioneira na aplicação do Benchmarking, fica evidente a necessidade de realizar esta atividade de forma bem mais ampla do que comparar operações internas da empresa, ou apenas preocupar-se em desmontar máquinas ou produtos físicos de concorrentes, em um benchmarking de atividades de fabricação. É necessário preocupar-se também em realizar benchmarking de processos de negócios tais como a manutenção, a distribuição, o desenvolvimento de produtos, etc, que diferente de se ter algo físico para desmontar requer que métodos e práticas sejam detalhados e depois comparados com o ambiente externo. Fica claro também que o benchmarking  pode levar a compreensão da posição de um concorrente, mas não à criação de práticas superiores àquelas da concorrência, que só será obtida pela descoberta das melhores práticas, onde quer que elas estejam (outros tipos de organizações e não somente os concorrentes).
 

A realização do benchmarking passa por cinco fases genéricas:
 

- Planejamento das investigações de benchmarking, buscando-se responder a três perguntas: O que deve ser usado como marco de referência? Com quem ou o que iremos comparar? Como serão coletados os dados? Enfatiza-se mais uma vez que o importante é reconhecer que o benchmarking é um processo não só para obter metas métricas quantificáveis, mas também, e mais importante, para investigar e documentar as melhores práticas da indústria, as quais irão permitir que essas metas sejam atingidas;
 

- Análise, envolvendo uma cuidadosa compreensão das práticas correntes dos  processos da empresa, bem como dos parceiros, afinal o processo de benchmarking é uma análise comparativa. Aquilo que se deseja é uma compreensão do desempenho interno, a partir da qual se possa avaliar as forças e fraquezas: Os parceiros de benchmarking são melhores? Por quê? Quanto? Quais das melhores práticas já estão em uso ou previstas? Como as práticas deles podem ser incorporadas ou adaptadas para implementação?
 

- Integração, é a fase em que busca-se incorporar novas práticas à operação. As descobertas do benchmarking precisam ser comunicadas a todos os níveis organizacionais para se obter apoio, comprometimento e senso de propriedade. É preciso demonstrar, de forma clara e convincente, que elas são corretas e se baseiam em dados concretos e obtidos de diversas fontes.
 

- Ação, as descobertas do benchmarking e os princípios operacionais nelas baseados devem ser convertidos em ações específicas de implementação. Além disso, é preciso que haja medições e avaliações de realizações periódicas. Os progressos em direção aos pontos de referência devem ser reportados a todos os funcionários;
 

- Maturidade, será alcançada quando as melhores práticas da indústria estiverem incorporadas a todos os processos da empresa e quando o benchmarking se torna uma faceta permanente, essencial e autodesencadeada do processo gerencial.
 

A criatividade na execução destas cinco fases genéricas irá diferenciar os resultados que cada empresa obterá na realização do benchmarking. O benchmarking pode beneficiar uma empresa de diversas maneiras:
 

- possibilita que as melhores práticas de qualquer indústria (concorrentes ou não) sejam incorporadas de forma criativa aos processos da empresa;
 

- pode proporcionar estímulo e motivação aos profissionais cuja criatividade é exigida para a execução e implementação das descobertas da investigação;
 

- pode ocorrer também de as pessoas serem mais receptivas a novas idéias e à sua adoção criativa quando estas não se originaram necessariamente na sua própria indústria;
 

- pode também identificar, em outras indústrias (de outros ramos de negócios), avanços tecnológicos que não seriam reconhecidos e, portanto, não aplicados no próprio setor;
 

- finalmente, os envolvidos no processo de benchmarking muitas vezes constatam que os contatos e interações decorrentes do benchmarking têm valor inestimável para o futuro crescimento profissional.
 
 

Guia de leitura das informações adicionais
 

O artigo de Elmuti et. al. (1997), faz uma boa revisão geral sobre o processo de aplicação do benchmarking e suas implicações para o melhoramento contínuo e a vantagem competitiva. Analisa também os benefícios, limitações, custos, implementação e aspectos éticos e legais da aplicação do benchmarking.
 

No livro de Fuld (1993), há uma exposição de métodos  práticos e ferramentas para a monitoração de concorrentes, baseando-se em fontes de informação disponíveis tanto fora como dentro da própria empresa. Além disso sugere formas de se organizar e armazenar informações sobre os concorrentes e transmiti-los para os responsáveis pelas decisões na empresa.
 

Outra obra bastante conhecida sobre benchmarking é o livro de Spendolini (1993), que apresenta um modelo genérico do benchmarking, apropriado para qualquer organização, propondo-se um conjunto de ações que um indivíduo, grupo ou uma organização pode seguir para estabelecer seu próprio processo de benchmarking. Divide-se em três partes: a primeira abordando os fundamentos do benchmarking, a segunda apresentando cinco estágios práticos para a realização do benchmarking, e a terceira expondo recomendações de especialistas em benchmarking das melhores práticas.
 

Por fim, nos sites do The Benchmarking Exchange e do International Benchmarking Clearinghouse pode-se encontrar textes atualizados e diversos artigos com casos práticos sobre o tema.
 
 

Informações adicionais
 

ELMUTI, D.; KATHAWALA, Y.; LLOYED, S. (1997)  The Benchmarking Process: Assessing Its Value and Limitations. Industrial Management, p. 40 – 50, July-August. (t:583)
 

FULD, L. (1993)  Administrando a Concorrência.  Rio de Janeiro: Record.(disponível na Biblioteca Comunitária da UFSCar)
 

SPENDOLINI, M.J. (1993)  Benchmarking.  São Paulo: Makron Books.  (disponível na Biblioteca da Engenharia da EESC – USP)
 
 

Sites Relacionados
 

The Benchmarking Exchange and Best Practices Homepage (1999) http://www.benchnet.com/index.htm